三、出版ERP系統(tǒng)選型應(yīng)該注意哪些問(wèn)題呢？
    1、必須由社領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立選型小組
    出版單位由于“出書的品種多、生產(chǎn)流程的不確定性、行業(yè)往來(lái)的不規(guī)范性”等因素，決定了出版信息化系統(tǒng)比任何一個(gè)行業(yè)的信息化系統(tǒng)都復(fù)雜，其復(fù)雜程度只有居于管理者的崗位才能清楚，所以選型應(yīng)該由社領(lǐng)導(dǎo)親自牽頭參與選型工作，并成立選型小組，而項(xiàng)目選型小組的合理構(gòu)成非常重要，選型小組成員絕對(duì)不只是限于企業(yè)的IT部門或者幾個(gè)計(jì)算機(jī)人員。ERP管理軟件不是技術(shù)的問(wèn)題，而是解決企業(yè)的管理問(wèn)題。而管理的問(wèn)題和企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門的中層領(lǐng)導(dǎo)息息相關(guān)，因此，合理的選型小組應(yīng)該是由出版企業(yè)的社領(lǐng)導(dǎo)掛帥，各主要業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)參加，信息中心牽頭，高層領(lǐng)導(dǎo)把握的是該管理軟件的管理思想和自身企業(yè)的匹配程度、該合作伙伴的穩(wěn)定性等;各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)把握的是該軟件和自身部門需求的適應(yīng)度;而IT部門把握的是該軟件的技術(shù)和總體的架構(gòu)合理性，以及未來(lái)發(fā)展的可擴(kuò)展性、前瞻性等。

    2、引進(jìn)出版ERP系統(tǒng)的目標(biāo)要明確
    應(yīng)該講，各家出版社都有一定的信息化基礎(chǔ)（比如：財(cái)務(wù)和發(fā)行多年來(lái)都有軟件在用），這樣再考察選型、引進(jìn)系統(tǒng)就應(yīng)該目標(biāo)明確。是換一套好一點(diǎn)，能涵蓋編輯、生產(chǎn)、發(fā)行、財(cái)務(wù)四個(gè)核心部門的局部信息化系統(tǒng)呢？還是選型、引進(jìn)一套完整的出版ERP系統(tǒng)，從根本上解決“重復(fù)錄入、信息孤島、賬實(shí)不符、賬賬不符”的問(wèn)題呢？?jī)煞N目標(biāo)，對(duì)應(yīng)不同的選型思路。如果考慮到目前資金緊張，先引進(jìn)一套好一點(diǎn)的局部信息化系統(tǒng)，就可以將選型的重點(diǎn)放到考察系統(tǒng)的穩(wěn)定性、部門系統(tǒng)功能的完善與否上來(lái)，將“賬實(shí)不符、賬賬不符”留待將來(lái)解決，這樣也可以少考慮實(shí)施的問(wèn)題，甚至可以不考慮業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)歷史舊數(shù)據(jù)的遷移問(wèn)題。這樣做的好處在于不用投入更多的精力，也無(wú)需過(guò)多地考慮實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)算投入也可以明確在20到30萬(wàn)之間。缺點(diǎn)是過(guò)兩三年還得更換ERP系統(tǒng)，肯定會(huì)造成重復(fù)投資，因?yàn)椴豢赡苡肋h(yuǎn)使用一套無(wú)法解決“賬實(shí)不符、賬賬不符”的系統(tǒng)管理出版社。如果想選型引進(jìn)一套完整的出版ERP系統(tǒng)，從根本上解決“重復(fù)錄入、信息孤島、賬實(shí)不符、賬賬不符”的問(wèn)題，將來(lái)不再更換系統(tǒng)，就需要拿出更多的時(shí)間和精力來(lái)考察和了解ERP系統(tǒng)與局部信息化系統(tǒng)的差異，來(lái)了解ERP系統(tǒng)作為全社的資源管理系統(tǒng)是如何協(xié)同管理編輯、生產(chǎn)、發(fā)行、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、社領(lǐng)導(dǎo)幾個(gè)部門的信息資源的，流程是如何規(guī)劃的，各部門將來(lái)是如何利用系統(tǒng)協(xié)同辦公的。同時(shí)，還需要了解ERP系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)框架、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，這是由于沒有一套成熟的ERP系統(tǒng)會(huì)完全適合你，二次開發(fā)是必然的。系統(tǒng)能不能按照管理的個(gè)性很方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展和二次開發(fā)直接影響系統(tǒng)上線后的使用效果。再者，人們常說(shuō)“三分軟件、七分實(shí)施”一般指的也是ERP軟件系統(tǒng)實(shí)施的重要性。ERP系統(tǒng)由于是按照全局觀念設(shè)計(jì)的，其在實(shí)施的范圍上涉及各部門，實(shí)施的數(shù)據(jù)上涉及“賬實(shí)不符、賬賬不符”的消除，所以實(shí)施的難度和風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)要高，選型的重點(diǎn)就需要了解清楚實(shí)施的路線圖是什么，實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)是什么，如何規(guī)避。最后再考察系統(tǒng)的穩(wěn)定性、部門系統(tǒng)功能的完善與否。
    這樣做的好處在于目標(biāo)明確、重點(diǎn)清楚，并且能夠從選型開始就規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。缺點(diǎn)是花的精力大，預(yù)算投入也得在50萬(wàn)以上。

    3、對(duì)系統(tǒng)功能的考察要選擇合適的方式和分清考察的重點(diǎn)
    一般考察的方式有兩種，一是安排幾個(gè)部門的人使用，二是安排供應(yīng)商做展示。前者，弊病很大，因?yàn)榘才攀褂玫娜藛T一般都只了解自己的需求，而不了解社里管理對(duì)系統(tǒng)的整體需求，只了解常用的諸如發(fā)貨、退貨、收款、報(bào)選題、開付印單、采購(gòu)材料等常用功能和常用報(bào)表，不了解諸如編務(wù)管理過(guò)程中信息字段動(dòng)態(tài)維護(hù)，附屬流程能否越過(guò)，材料使用過(guò)程中的單價(jià)體系，尾料一次使用尾料金額全部帶走，材料供應(yīng)商結(jié)算滯后、用料如何先進(jìn)成本，對(duì)賬差額分情形處理，開票如何與差額、退貨、調(diào)價(jià)、調(diào)賬、預(yù)收款關(guān)聯(lián)，如何保持業(yè)務(wù)系統(tǒng)與賬務(wù)處理同步，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)如何和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保持同步，對(duì)于退貨要分三種情形處理、系統(tǒng)是如何解決的、賬務(wù)又將如何處理，影響成本不能歸集的障礙是如何解決的，采用預(yù)估成本單價(jià)結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本、結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)成本，后期的“差額”是如何處理的，月末財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品是按什么數(shù)量、什么原則結(jié)轉(zhuǎn)的，如果按照銷售數(shù)量月末結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品數(shù)量、會(huì)不會(huì)存在提前結(jié)轉(zhuǎn)和少結(jié)轉(zhuǎn)的情況，產(chǎn)成品數(shù)量等于0時(shí)產(chǎn)成品是否能全部帶走，樣書、贈(zèng)書、盤虧、報(bào)損和產(chǎn)成品數(shù)量是什么關(guān)系，發(fā)行系統(tǒng)中社存數(shù)量加發(fā)出數(shù)量是否等于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的產(chǎn)成品數(shù)量（也就是賬賬是否相符），每印次的尾書是如何處理的、和成本卡片是什么關(guān)系、成本卡片如何調(diào)整等關(guān)鍵應(yīng)用功能。不去了解這些功能，不是試用人員的主觀原因，是因?yàn)樗麄円郧笆褂玫南到y(tǒng)根本沒有這些功能可供試用時(shí)參考。而實(shí)際上，正是以前的系統(tǒng)這些應(yīng)用功能沒有，才使得系統(tǒng)應(yīng)用效果不好，使得“賬實(shí)、賬賬不能相符”，使得各部門統(tǒng)計(jì)出的報(bào)表差異很大，也才使得出版社要更換系統(tǒng)。
    了解常見功能是必要的，但不是關(guān)鍵。關(guān)鍵是考察上述對(duì)應(yīng)功能，看這些應(yīng)用需求在新系統(tǒng)有沒有對(duì)應(yīng)功能設(shè)計(jì)，是否方便使用。因?yàn)檫@些功能是直接關(guān)系到“賬實(shí)相符、賬賬相符”的核心功能設(shè)計(jì)。這些對(duì)應(yīng)功能如果事先沒有設(shè)計(jì)，將來(lái)二次開發(fā)也不可能實(shí)現(xiàn)，因?yàn)樯婕罢麄�(gè)系統(tǒng)框架和底層的問(wèn)題，要修改增加除非推翻了重新設(shè)計(jì)系統(tǒng)。沒有這些功能，只有常見功能，系統(tǒng)的使用效果將大打折扣，也將會(huì)導(dǎo)致出版社長(zhǎng)期使用一套“賬實(shí)不符、賬賬不符”的系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，整個(gè)信息化管理依舊停留在比較低的層次上。而要想了解清楚這些功能，最好邀請(qǐng)供應(yīng)商來(lái)展示，并將上述需求作為重點(diǎn)考察，這樣考察的好處是“看得清楚，聽得明白”，為正確選型提供決策支持。
    出版社從事業(yè)單位轉(zhuǎn)型到企業(yè)以后，加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，引進(jìn)新的出版信息化系統(tǒng)是必經(jīng)之路，但愿此文能有助于出版社選型引進(jìn)出版信息化管理系統(tǒng)，避免不必要的損失和節(jié)約選型成本。

    4、價(jià)格考慮
    當(dāng)然，價(jià)格也是至關(guān)重要的因素。任何企業(yè)都會(huì)有自己的預(yù)算范圍。編著合理的預(yù)算非常重要，常言道“一分價(jià)錢一分貨”，過(guò)度的追求價(jià)格低廉，可能會(huì)以喪失服務(wù)質(zhì)量、甚至失敗為代價(jià)。因?yàn)镋RP實(shí)施的很多隱形成本您是看不到的，比如軟件后期的二次開發(fā)投入、供應(yīng)商的新產(chǎn)品研發(fā)投入，為了保證永續(xù)的售后服務(wù)的投入；產(chǎn)品不成熟導(dǎo)致二次開發(fā)過(guò)多拖延實(shí)施周期、實(shí)施周期拖長(zhǎng)給企業(yè)帶來(lái)的負(fù)擔(dān)和失敗的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)人員的信心和興奮度的降低、供應(yīng)商經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致實(shí)施的不夠深入、解決的管理問(wèn)題不足、項(xiàng)目控制力度和推動(dòng)力的薄弱等等。