山東出版集團(tuán)信息中心  林華

    隨著數(shù)字出版技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合出版形式的出現(xiàn)，國內(nèi)出版人也開始了與時俱進(jìn)，諸多出版集團(tuán)、出版社開始舍棄局部化信息系統(tǒng)，著手引進(jìn)全套出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)。山東出版集團(tuán)，目前已經(jīng)初步完成了《基于WEB出版綜合業(yè)務(wù)平臺》一期和二期建設(shè)，在成功部署《平章出版ERP綜合管理系統(tǒng)4.0 》之余，深感數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和數(shù)據(jù)遷移的重要性，特撰文加以總結(jié)，希望對同行業(yè)單位實施出版ERP系統(tǒng)有所幫助。

一、 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性
    有成功實施ERP經(jīng)驗的人都知道：“三分技術(shù)、七分實施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”這句話。由此，我們不難看出，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備在ERP項目實施中的重要性。同時，也表明，作為管理改造工程的ERP項目，花在系統(tǒng)實現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時間并不多，60%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn)、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。

二、 如何進(jìn)行出版單位上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備？
    首先，要搞清楚出版單位都積累有哪些數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備。對于出版ERP實施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)一般可分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和運行數(shù)據(jù)。
    基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客戶信息、供應(yīng)商信息等。其特點是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是運行數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，社內(nèi)所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。
    運行數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如圖書發(fā)貨單、銷售退貨單、發(fā)票單、收款單等。
    在出版社前期經(jīng)營當(dāng)中，如果各個部門都使用有局部信息化管理系統(tǒng)，則基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和運行數(shù)據(jù)就會是每個部門、每個系統(tǒng)都有積累，而且是相互孤立。所以，在出版單位實施上線完整ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，就需要分析清楚基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以哪個部門、哪個系統(tǒng)為準(zhǔn)。在出版社發(fā)行部門是業(yè)務(wù)量最大、數(shù)據(jù)積累最多的部門，因此一般會確定以原用發(fā)行系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為新ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但因ERP系統(tǒng)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性要求比局部信息系統(tǒng)要高，因此數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段需要安排專人對原有數(shù)據(jù)進(jìn)行字段充實、核實。
    局部信息化系統(tǒng)最大的弊端就是數(shù)據(jù)存儲不唯一，數(shù)據(jù)孤立現(xiàn)象嚴(yán)重，而完整的ERP系統(tǒng)，則要求編務(wù)、生產(chǎn)、發(fā)行、倉儲、財務(wù)各部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須統(tǒng)一，從根本上消除數(shù)據(jù)孤立和未來應(yīng)用中的重復(fù)勞動現(xiàn)象，所以在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)充實核實后，在轉(zhuǎn)移財務(wù)運行數(shù)據(jù)之前，還需要消除數(shù)據(jù)割裂，完成發(fā)行與財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匹配。這一步非常關(guān)鍵，也非常繁瑣，如能向《中華出版人》系統(tǒng)一樣設(shè)計有數(shù)據(jù)匹配模塊，不僅能大量簡少工作量，而且還可提高數(shù)據(jù)匹配的準(zhǔn)確性。
    其次，要切實重視歷史舊數(shù)據(jù)遷移前的加工質(zhì)量和正確認(rèn)識ERP系統(tǒng)的集成性。
    很多ERP項目在完成前期調(diào)研和系統(tǒng)配置、測試時都比較順利，但在渡河搬家時卻被淹個半死。究其原因，一是舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一般質(zhì)量較低，也較分散（這是可以肯定的，否則也不會有引進(jìn)上線ERP的需求）。這樣，局部信息系統(tǒng)在向ERP系統(tǒng)切換時需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和運行數(shù)據(jù)，相當(dāng)大的部分需要通過加工整理舊系統(tǒng)獲得。而加工的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到ERP切換上線的成敗和上線后的運行質(zhì)量。從集團(tuán)幾家出版單位上線后的情況來看，前期社領(lǐng)導(dǎo)比較重視，內(nèi)部參與數(shù)據(jù)加工整理人員認(rèn)真的，上線后新系統(tǒng)運行就比較順暢，受舊數(shù)據(jù)影響就小。反之，影響就比較明顯，特別是ERP系統(tǒng)集成度較高，等上線后所有的數(shù)據(jù)匯總到財務(wù)后，就會發(fā)現(xiàn)許多已經(jīng)分散在各局部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不對，經(jīng)常要停下來重新修正錯誤數(shù)據(jù)，對新系統(tǒng)運行帶來很大的負(fù)面影響。二是要對ERP系統(tǒng)和局部信息系統(tǒng)的差異有足夠的認(rèn)識。不能覺得兩者區(qū)別不大，不能覺得拖拉機(jī)和奧迪轎車都一樣，都可以拉人。要認(rèn)識到ERP系統(tǒng)其實是一個全平臺設(shè)計的、完整集成的系統(tǒng)。對于日常運作和企業(yè)管理，集成就意為著先進(jìn)和高效、不落伍。而在系統(tǒng)舊數(shù)據(jù)遷移、上線切換時，集成還意味著更復(fù)雜的數(shù)據(jù)遷移計劃和更大的實施工作量。因此，正確對待舊數(shù)據(jù)加工，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，就成了不被淹死的重要救生工具。