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fjrigjwwe9r0t_Info:InfoContent 作者：山東人民出版社 康德勝
按照2004年財政部、新聞出版總署聯(lián)合頒布的《新聞出版單位財務(wù)核算辦法》，出版單位財務(wù)日常管理應(yīng)進行單書成本核算、庫存商品明細賬核算、主營業(yè)務(wù)收入明細賬核算和其它業(yè)務(wù)收入核算。另外，無論對編輯部門進行年度效益考核，還是對編輯個人進行年度效益考核，都需要對單書進行準確的核算管理。
我社是集團內(nèi)較早進行單書核算的單位。經(jīng)過多年實踐，筆者認為，要想實現(xiàn)準確的單書核算管理，財務(wù)人員應(yīng)格外注意以下幾點：
一、 必須借助專業(yè)的、完整的出版ERP信息化管理系統(tǒng)。
眾所周知，出版單位的財務(wù)核算具有非常明顯的特殊性，既有類似工業(yè)企業(yè)的成本歸集和費用分攤，又有物流和類似商業(yè)企業(yè)的銷售核算，且出版單位年生產(chǎn)品種太多，除了每年眾多的新品種， 還有大量的重印、再版品種。以我單位為例，年出新書300多個品種，重印、再版每年有400到500種，財務(wù)需要日常核算管理的圖書成本卡多達4000張，在銷圖書6000多個品種。不同品種的圖書其成本發(fā)生的時間性和差異性非常大，其銷售方式、數(shù)量、折扣等也不盡相同。如此大量的核算工作，沒有專業(yè)的、完整的出版ERP信息化管理系統(tǒng)是很難完成的。
二、 必須明確核算對象，建立合理的成本卡片。
我社早年使用的信息管理系統(tǒng)，由于生產(chǎn)是按付印單管理的，財務(wù)成本卡也是根據(jù)付印單對應(yīng)建立的，付印單與財務(wù)成本卡一一對應(yīng)，在銷圖書則與之形成了多張成本卡對應(yīng)一本圖書的關(guān)系。其數(shù)據(jù)關(guān)系如下圖示：
這種按印單核算管理，盡管在歸集材料費用和工價費用時比較直觀，后期完工結(jié)轉(zhuǎn)也比較方便，但在處理印次稿酬、審稿費等費用時，就只能落到某一張印單成本卡上，存在諸多不便和缺陷。同時后期處理銷售成本時，由于存在三層對應(yīng)關(guān)系，要做到如實結(jié)轉(zhuǎn)主營成本，幾乎不可能。另外，這種按印單核算管理還有一個缺陷，就是必須等到圖書下廠印刷后才能建立對應(yīng)成本核算卡片，使得一些圖書在印前發(fā)生的費用無法及時、準確歸集。而采用建立臨時卡片的方式，后期正式卡片建立后又要進行費用轉(zhuǎn)移，十分麻煩。
后期，我社引進上線了完整的出版ERP系統(tǒng)，圖書開始按印次建立成本卡，按版次（品種）進行效益核算。其數(shù)據(jù)關(guān)系如下圖所示；
按印次核算不僅簡單清晰，而且確保了后期銷售可以按照印次成本歸集的具體情況進行準確管理。同時新系統(tǒng)可以根據(jù)已經(jīng)確定的選題，在立項時自動建立成本卡，減少了財務(wù)人員許多工作量，同時也很好地解決了印前發(fā)生費用及時歸集處理的問題。
三、 加強同編輯、編務(wù)部門的溝通，預防不規(guī)范建檔。
明確了全局的核算對象，在日常管理中，財務(wù)人員還需要加強同編輯、編務(wù)部門的溝通。這是因為，編輯業(yè)務(wù)居于整個出版社信息管理的源頭，如果編輯在申報選題和編務(wù)在立項時，建立項目檔案不準確將直接影響到后期財務(wù)核算。比如我社在運行過程就發(fā)現(xiàn)，有的編輯隨意申報選題、項目。把原本不屬于選題的“宣傳品、書目單”也作為選題上報進系統(tǒng)。而對于“發(fā)生書配盤（帶）或盤（帶）配書時，以有定價的一方作成本核算對象申報選題，無定價的一方視為另一方的成本組成部分，不做選題申報；書或盤都有定價的，應(yīng)分別申報選題�！钡囊�(guī)則，也不遵守。原本屬于一個選題、項目的分報成兩個；而應(yīng)該分別報選題的又報成一個。有的編輯對自己感覺用處不大的數(shù)據(jù)隨意填報，甚至把項目所屬年度、中圖法分類、財務(wù)分類等重要信息填亂、填混。這些失誤，不僅會影響到后期單書核算的準確性，更直接影響事后的統(tǒng)計、分析、查詢結(jié)果的準確性。我們的做法是，一方面加強責任編輯對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的重視程度，另一方面及時瀏覽查看前期編輯、編務(wù)的選題申報與項目立項，如發(fā)現(xiàn)有不合規(guī)范的，及時要求予以更正。
四、 加強同印務(wù)部門溝通，及時確定單書印量。
印刷數(shù)量是單書核算當中必不可少的一個字段。一般來講，這個字段的管理，伴隨圖書生產(chǎn)制作的全過程。我社根據(jù)新系統(tǒng)，要求編輯在申報選題時，填寫預計印量；選題論證時，要對預計印量進行論證分析，從而確定項目計劃印量；三審完成后，根據(jù)審稿情況，編輯在發(fā)稿時，填寫發(fā)稿時的計劃正印量和樣書數(shù)量；最后軟片“齊清定”，在印前進行發(fā)行、編輯、生產(chǎn)三部門協(xié)同確定印前計劃印量和樣書數(shù)量。隨后，印務(wù)部門可根據(jù)核準的計劃印量安排付印。因在實際生產(chǎn)中，會發(fā)生“正在制作過程中的同印次出版物需增加制作數(shù)量”的情況，一般會在經(jīng)領(lǐng)導批準后，直接安排追印。按照核算要求，應(yīng)將追印數(shù)量合并到此前的計劃印量。新上線的系統(tǒng)，設(shè)計有“印制完成”功能，就是執(zhí)行這一邏輯要求，確定準確的計劃印量的。但在實際運行過程中，印務(wù)人員常常會忽視，不及時操作該步驟，造成無法確定該項目真實的印量，也就無從談起真實的圖書成本單價，直接影響單書核算的準確性。另外，印務(wù)人員不能及時歸集、確認印制加工費用是否齊全，也是影響單書核算的重要因素。我們的做法是，及時瀏覽項目成本卡，進行項目追蹤查閱，對出版入庫半年以上的項目，督促印務(wù)人員盡快核定圖書印制成本和確認印量，完成印制環(huán)節(jié)的各項操作。
五、 啟用應(yīng)計生產(chǎn)成本科目，健全使用管理辦法。
眾所周知，出版行業(yè)中，無論是書店給出版社結(jié)算，還是出版社給印刷廠結(jié)算，都存在結(jié)賬滯后的情況。經(jīng)常出現(xiàn)圖書已銷售大半，費用還沒有歸集結(jié)算的情況。為解決這一長期困擾行業(yè)財務(wù)核算的難題，新的《核算辦法》在負債類增設(shè)了一級科目“應(yīng)計生產(chǎn)成本”，用以處理當期完工出版物，計算應(yīng)計入生產(chǎn)成本但尚未支付或者未取得結(jié)算發(fā)票的款項�！逗怂戕k法》規(guī)定，應(yīng)計生產(chǎn)成本應(yīng)該按照權(quán)責發(fā)生制原則，以合同、付印通知單、市場材料價、稿酬計算標準等為依據(jù)，按印次進行項目成本核算。同時要求，遵守真實性原則，應(yīng)計生產(chǎn)成本必須盡可能接近實際生產(chǎn)成本。
考慮到出版物絕大多數(shù)在生產(chǎn)完成、開始送書入庫時，所涉及的各項成本費用都已確定。所以，我社制定了相關(guān)制度：由編輯負責的費用，應(yīng)根據(jù)出版合同、裝幀設(shè)計單、審稿費標準等規(guī)定，在圖書付印后半月內(nèi)完成“編務(wù)費用”歸集，同時檢查是否齊全，系統(tǒng)內(nèi)點擊“編核完成”確認操作；由印務(wù)部門負責的費用，在圖書入庫后的半月內(nèi)，根據(jù)印制（加工）合同、用料申請單，完成“印務(wù)費用”歸集，同時檢查是否齊全，系統(tǒng)內(nèi)點擊“印核完成”確認操作。
這樣管理的好處，一是確保了成本費用的及時歸集；二是采用印制（加工）合同，使應(yīng)計生產(chǎn)成本更接近實際；三是使每月單書核算更趨準確，使財務(wù)報表更能體現(xiàn)真實的資產(chǎn)和負債情況。
六、 采用分次完工，優(yōu)化單書核算辦法。
按照制度規(guī)定，出版單位應(yīng)在期末將完工產(chǎn)品的生產(chǎn)成本全部轉(zhuǎn)入庫存商品。在實際工作中，這一財務(wù)管理要求往往與實際脫節(jié)。比如，有許多出版物在工廠送書時，會根據(jù)實際情況分次送書到倉庫，倉庫辦理入庫后，發(fā)行部門就開始對外發(fā)貨、銷售。這樣就會出現(xiàn)，該圖書已經(jīng)有數(shù)量銷售了，財務(wù)卻沒辦法辦理完工結(jié)轉(zhuǎn)，其原因是所生產(chǎn)的數(shù)量沒有全部送齊，對應(yīng)的生產(chǎn)成本也沒有及時歸集完畢。進而造成期末財務(wù)產(chǎn)成品明細賬與業(yè)務(wù)倉庫存貨數(shù)量、在途存貨數(shù)量明細賬對不上，俗稱“賬賬不符”。在未引進新系統(tǒng)之前，我社財務(wù)核算的完工環(huán)節(jié)基本是人為控制，經(jīng)常出現(xiàn)一些已經(jīng)入庫銷售的圖書卻列在在產(chǎn)品明細賬中，而產(chǎn)成品明細賬中數(shù)量和金額體現(xiàn)的卻是負值。新上線的系統(tǒng)，很好地解決了這一難題，將每次送書入庫均視同為一次生產(chǎn)，成本歸集完畢的，按實際“成本單價”結(jié)轉(zhuǎn)到完工產(chǎn)品；成本未歸集完畢的，采用搜集印前費用得到的預估成本單價進行完工結(jié)轉(zhuǎn)，剩余生產(chǎn)成本則在圖書全部送齊，最后一張入庫單完工記賬時，全部結(jié)轉(zhuǎn)至完工產(chǎn)品。這種分次入庫完工管理的方案，不僅可以很好地與實際情況相符，同時也遵守了“當生產(chǎn)數(shù)量全部完工時，生產(chǎn)成本全部轉(zhuǎn)到庫存商品”的財務(wù)規(guī)定。更重要的是實現(xiàn)了財務(wù)期末在產(chǎn)品、產(chǎn)成品核算明細賬與業(yè)務(wù)系統(tǒng)在產(chǎn)品、社存產(chǎn)品、在途產(chǎn)品的數(shù)據(jù)一致，確保了“賬賬相符”。
七、 規(guī)范漏記、補記費用處理。
在日常財務(wù)單書核算中，通過應(yīng)計生產(chǎn)成本完成生產(chǎn)成本歸集、完工結(jié)轉(zhuǎn)后，仍有個別圖書可能存在應(yīng)計未計的費用。加上舊系統(tǒng)在單書成本核算體系上，編輯、生產(chǎn)、領(lǐng)導、財務(wù)部門協(xié)同性不夠，這種情況時有發(fā)生。在新系統(tǒng)上線前，一旦發(fā)生這種情況，因舊系統(tǒng)不支持補記費用處理，財務(wù)人員只好將A發(fā)生的漏記費用記到對應(yīng)編輯B書上。長期累積下來，造成很多圖書的單書成本不準確，從而直接影響單書核算的準確性。新上線的系統(tǒng)，因為設(shè)計有差額管理和差額處理兩個單書核算的核心模塊，無論何時、何書發(fā)生漏記費用，都可以恢復核定，打開成本卡、補記費用。補記的費用記賬后，系統(tǒng)會根據(jù)當時的情況，將因補記費用所產(chǎn)生的生產(chǎn)成本差額，按照存貨數(shù)量和已銷售數(shù)量，在庫存商品與主營業(yè)務(wù)成本兩個科目間合理進行差額調(diào)整處理，保證圖書的單位成本始終一致。
八、 全面管理生產(chǎn)尾書。
按照實際生產(chǎn)數(shù)量核算單書成本，是成本核算的基本要求。但由于印刷廠的原因或者出版社倉庫的原因，通常出版物并非一次全部或在極短時間內(nèi)完成入庫，大多數(shù)是在一段時間內(nèi)，跨財務(wù)成本核算周期，分多次完成圖書入庫，并且經(jīng)常出現(xiàn)實際生產(chǎn)數(shù)量與印前計劃印量不一致的情況，要么多，要么少，俗稱“尾書”。出現(xiàn)這種生產(chǎn)數(shù)量差額情況，直接給單書成本核算增大了難度。成本核算要求按照實際生產(chǎn)數(shù)量進行，但實際生產(chǎn)數(shù)量又遲遲無法確定。在新系統(tǒng)上線前，因成本歸集一般是在圖書送書入庫完成后才進行，所以對于長短書情況，是按照工廠的實際送書數(shù)量進行工價核算，忽略掉尾書同稿酬、制版費、紙張費等其它科目關(guān)系，對于尾書基本上沒有嚴格管理，影響了單書核算的準確性。在引進上線完整的出版ERP系統(tǒng)后，這一缺陷得以彌補。新系統(tǒng)設(shè)計有完整的尾書管理體系：在核算成本時，先按照印前的計劃印量進行，在工廠送書完畢后，及時操作系統(tǒng)內(nèi)的“入庫完成”這一步驟，對多送或少送的數(shù)量進行確認，系統(tǒng)將最終的實際生產(chǎn)數(shù)量記入“入庫完成數(shù)量”，實際生產(chǎn)數(shù)量與計劃印量的差額記入“尾書數(shù)量”，單書核算變更為按照實際生產(chǎn)數(shù)量計算，因此而產(chǎn)生的生產(chǎn)成本差額、庫存商品差額、主營業(yè)務(wù)成本差額系統(tǒng)會在差額管理自動記錄，并進行差額處理。對于多送書與少送書的費用，則可按照與加工單位的約定進行處理，比如少送按照圖書定價的70%扣減工價，多送按照30%增付工價等。
九、 進行每月準確的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)。
我社1997年開始使用專業(yè)的財務(wù)管理系統(tǒng)，多年來一直是在確認收入的同時，按照銷售收入明細清單對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)成本。因每筆銷售收入明細都是由對應(yīng)的發(fā)貨單或退貨單明細構(gòu)成，一般是發(fā)貨視同正數(shù)，退貨視同負數(shù)。正數(shù)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本時是減少庫存商品，負數(shù)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本時是增加庫存商品。這樣做的實質(zhì)就是把所有退貨都當成了“銷售收入已確認，銷售成本已結(jié)轉(zhuǎn)”的情況處理，長期應(yīng)用下來，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)成品明細賬，有好多條目產(chǎn)成品明細賬數(shù)量比實際生產(chǎn)數(shù)量還多。比如某書，實際生產(chǎn)數(shù)量只有2000冊，而產(chǎn)成品明細賬數(shù)量卻有2600冊。細查原因，才發(fā)現(xiàn)多年來一直是在確認收入的同時，按照銷售收入明細清單對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本的做法，存在設(shè)計缺陷。這一直接影響單書核算準確性的缺陷，直到2006年底正式上線新系統(tǒng)后才得以解決。新系統(tǒng)采用了月末集中處理銷售成本的設(shè)計方案，其原理是全局管理存貨核算。月末對所有存貨按品種統(tǒng)計社存數(shù)量、在途數(shù)量和入庫待完工數(shù)量，并與當前產(chǎn)成品數(shù)量表進行比對，其差額為準確的當月銷售明細，按此明細數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，則成功回避了未銷售未轉(zhuǎn)成本的在途退貨，被誤轉(zhuǎn)銷售成本的錯誤做法，保證了單書核算的準確性。
我社新系統(tǒng)已經(jīng)穩(wěn)定運行了兩年多時間，盡管有些地方尚有待商家繼續(xù)完善和優(yōu)化，但整套系統(tǒng)全局控制的設(shè)計體系，確實是高屋建瓴，使我社的信息化管理水平得以大幅提升。不僅做到了編輯、生產(chǎn)、發(fā)行、財務(wù)核算的全流程管理，而且新系統(tǒng)還成功解決了長期困擾出版行業(yè)財務(wù)單書核算當中的許多難題，首次實現(xiàn)了準確的單書核算，達到了“賬賬相符”、“賬實相符”的管理要求。
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