稿酬管理工作中存在的問題

出版合同管理方面的問題

　　1.在一些出版社，出版合同簽訂完畢，在涉及執(zhí)行合同的幾個(gè)相關(guān)部門登記之后，版權(quán)部門即將合同固定存放，即便是將合同的重要條款錄入計(jì)算機(jī)，也只是起到電子文檔的作用，至于是否已在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)付款、合同是否已經(jīng)到期，在合同期外如果繼續(xù)出版是否需要與對方簽訂補(bǔ)充協(xié)議等類似問題，合同管理部門不能完全做到主動掌握情況。在責(zé)編請求支付稿酬，或者編輯本人，或者下一環(huán)節(jié)的審核者常會發(fā)現(xiàn)類似的“潛伏問題”。

　　2.出版合同管理部門的協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌工作不盡完善。在采取版稅結(jié)算的方式下，這一問題尤為突出。按照版稅制的國際慣例，絕大部分國內(nèi)的版權(quán)合同會明確按照銷售冊數(shù)結(jié)算版稅，但由于出版社無法向著作權(quán)人提供相關(guān)的銷售報(bào)告等信息，出版社只能按照印刷冊數(shù)計(jì)算版稅，在銷售冊數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于印刷冊數(shù)的情況下，兩種計(jì)算方法將產(chǎn)生較大差額，由此會增加出版社檔期的現(xiàn)金流出。一方面出版社要為此類圖書承擔(dān)全部稿酬，同時(shí)由于不能實(shí)現(xiàn)銷售，也會因此而增加庫存成本；另一方面，作者卻分文不少地拿走全部印刷數(shù)量的稿酬，雙方利益顯然不對等，有悖于版稅制的根本原則。

編務(wù)環(huán)節(jié)存在的問題

　　1.編務(wù)系統(tǒng)。就與稿酬管理相關(guān)的編務(wù)系統(tǒng)而言，它不同于在出版社已經(jīng)實(shí)施多年的財(cái)務(wù)系統(tǒng)或者發(fā)行系統(tǒng)，對于編輯而言，ERP編務(wù)系統(tǒng)開創(chuàng)了全新的編務(wù)管理模式，由此也會出現(xiàn)一些新的問題。在“紙質(zhì)”和“電子”稿費(fèi)通知單并行使用的階段，在編務(wù)系統(tǒng)中，選題漏報(bào)或者重報(bào)的情況時(shí)有發(fā)生，沒有書名或者書名重復(fù)，都會使稿酬結(jié)算工作“擱淺”�！白髡哔Y源庫”是與稿酬結(jié)算有重要關(guān)聯(lián)的一個(gè)模塊。每一本書需要支付稿酬的通知單，都必須提供合同規(guī)定的著作權(quán)人信息，以便財(cái)務(wù)部門結(jié)算和支付稿酬。作者、譯者信息由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)錄入到編務(wù)系統(tǒng)，編輯信息錄入不及時(shí)，財(cái)務(wù)部門就不能按時(shí)結(jié)算稿酬，由此造成合同的延誤支付，作者會產(chǎn)生不滿情緒。

　　2.有些責(zé)任編輯的“責(zé)任”意識有待加強(qiáng)。責(zé)任編輯除了要對稿件本身負(fù)責(zé)、對讀者負(fù)責(zé)外、也要對作者負(fù)責(zé)。擁有一個(gè)扎實(shí)、穩(wěn)定的作、譯者隊(duì)伍，是保證出版社健康發(fā)展的基礎(chǔ)，但有些編輯在給作、譯者開具稿酬通知單時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)人名和身份證號碼不匹配或者作者姓名、身份證號碼填寫錯(cuò)誤。稿酬的個(gè)人所得稅由出版社代扣代繳，之后，還需將代扣代繳的明細(xì)清單向稅務(wù)局進(jìn)行納稅申報(bào)，如果身份信息有誤，不僅影響財(cái)務(wù)部門的納稅申報(bào)的工作進(jìn)度，更會給作、譯者在年終進(jìn)行納稅申報(bào)時(shí)帶來不必要的麻煩，從而影響出版社的信譽(yù)，更甚者有可能失去優(yōu)秀的作者、譯者。

財(cái)務(wù)結(jié)算和支付方面的問題

　　1.針對出版合同的履約意識有待提高。財(cái)務(wù)人員整日埋首與數(shù)字打交道，雖然在經(jīng)年的工作實(shí)踐中已將“實(shí)事求是”、“準(zhǔn)確無誤”、“不做假賬”等職業(yè)規(guī)范深入骨髓，但是，在執(zhí)行出版合同的過程中，也會出現(xiàn)履約意識薄弱的問題。有些出版合同會規(guī)定在合同正式生效起若干日內(nèi)，向著作權(quán)所有人預(yù)付稿酬，待各項(xiàng)審批手續(xù)齊備后，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員由于各種原因，沒有在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)付款，給有關(guān)各方造成不必要的誤解。再如，一些國外出版社對我方的匯款各有不同的具體要求，有些需要付款時(shí)填上發(fā)票號，有些要求寫上書名、ISBN號，還有些要求付款后傳真付款證明等，財(cái)務(wù)部門在辦理這些匯款時(shí)，時(shí)有遺漏現(xiàn)象。如果付款時(shí)未能按出版合同的要求履約，可能造成雙方誤解，也可能導(dǎo)致該匯款不能被對方記入自己的信用記錄中，損害了出版社的信譽(yù)和形象。

　　2.財(cái)務(wù)部門稿酬核算崗位人員的“把關(guān)”能力有待提高。有時(shí)，一本書的稿酬由幾個(gè)著作權(quán)人共享，但每人的分配比例不同，責(zé)任編輯在未注明的情況下，稿酬崗位的經(jīng)辦人員若沒有審查合同，會將作者、譯者應(yīng)得的稿酬計(jì)算錯(cuò)誤。再如，有的圖書在出版前，發(fā)生過預(yù)付稿酬，在正式結(jié)算稿酬時(shí)，財(cái)務(wù)經(jīng)辦人如果沒有認(rèn)真審查合同條款，又忽略了系統(tǒng)的提示信息，也會造成稿酬的計(jì)算錯(cuò)誤。由此可見，稿酬核算崗位的職責(zé)，除計(jì)算稿酬外，一定要對責(zé)任編輯開出的稿酬通知單比照出版合同進(jìn)行審核，保持應(yīng)有的職業(yè)謹(jǐn)慎，嚴(yán)格把好稿酬核算這一關(guān)。

關(guān)于稿酬管理工作的幾點(diǎn)建議

出版合同的履約工作應(yīng)以版權(quán)部門為核心

　　履約工作是一項(xiàng)長期、動態(tài)、細(xì)致的工作，因此需要多個(gè)職能部門協(xié)同完成，才不會出現(xiàn)疏漏。出版社應(yīng)該建立以版權(quán)部門為核心的履約流程。即版權(quán)部門歸集全部國內(nèi)、外的出版合同，然后將合同發(fā)送至各有關(guān)部門進(jìn)行登記，同時(shí)需要向外方提供的信息或圖書制品等也由版權(quán)部門從各部門收集而來，再由其發(fā)送至著作權(quán)人。對于整個(gè)履約過程而言，版權(quán)部門既是履約過程中各部門之間的聯(lián)系人，又是統(tǒng)籌出版合同的管理者。在版權(quán)部門的統(tǒng)籌下，各有關(guān)部門應(yīng)予以配合。尤其是在版稅這一支付方式下，出版社需要向著作權(quán)所有人定期提供相關(guān)的結(jié)算報(bào)告，這一任務(wù)應(yīng)由版權(quán)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。做到及時(shí)聯(lián)系出版部門取得印數(shù)信息，聯(lián)系發(fā)行部門獲取銷售信息，繼而由版權(quán)部門有關(guān)人員向著作權(quán)人提供印刷和銷售以及財(cái)務(wù)報(bào)告。只有全社統(tǒng)一思想，重視履約問題，各部門權(quán)責(zé)明確，不互相推諉責(zé)任，才能實(shí)現(xiàn)良好的履約。

涉及稿酬管理的ERP信息系統(tǒng)及財(cái)務(wù)稿酬核算內(nèi)容需要不斷完善

　　1.版權(quán)合同的管理應(yīng)并入ERP系統(tǒng)，以保證稿酬管理工作源頭數(shù)據(jù)的完整性。有關(guān)人員將出版合同的各項(xiàng)條款錄入ERP系統(tǒng)后，就可以根據(jù)各種有效信息，通過在系統(tǒng)中設(shè)定自動提示功能，將接近付款時(shí)間但仍未支付的出版合同和即將到期需要續(xù)約的出版合同設(shè)置為近期待辦事項(xiàng)，有關(guān)人員只需經(jīng)常查詢是否有待辦事項(xiàng)，即可隨時(shí)掌握涉及履約的各種細(xì)節(jié)問題。

　　2.編務(wù)系統(tǒng)應(yīng)力求結(jié)構(gòu)清晰、易于查詢，實(shí)現(xiàn)更多的用戶自定義功能。系統(tǒng)需要明確設(shè)定各層級使用者的權(quán)限，才不會造成選題或者其他信息的重復(fù)錄入或遺漏。作者資源等類似的數(shù)據(jù)，可以將檢索權(quán)限開放，作為共享信息使用，避免出現(xiàn)同一個(gè)作者的信息被幾個(gè)責(zé)任編輯同時(shí)保留。數(shù)據(jù)共享后，既可以節(jié)約系統(tǒng)資源，又可以使稿酬結(jié)算環(huán)節(jié)提高工作效率。隨著編務(wù)系統(tǒng)的深入開發(fā)，責(zé)任編輯在系統(tǒng)中填制的稿酬支付通知單經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)電子簽名后，可以將其直接打印，以此作為財(cái)務(wù)部門審核和支付稿酬的原始憑證。編務(wù)系統(tǒng)的不斷完善，既可以避免各種疏漏，又能夠使信息一目了然，保證了稿酬核算與支付的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，從而更加有效地開展稿酬核算與管理工作。

　　3.財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的稿酬核算需要涵蓋全部出版合同，才能保證單書稿酬成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。一本從國外購買版權(quán)的圖書，其稿酬成本不僅包括支付給國內(nèi)作者、譯者的翻譯費(fèi)，也應(yīng)包括向外方支付的版權(quán)使用費(fèi)。這需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，設(shè)置國內(nèi)稿酬和國外版稅兩種情況分別核算。在圖書首次入庫的檔期，即使沒有實(shí)際發(fā)生稿酬或者國外版稅的支付，也應(yīng)在“應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本”科目中將與入庫圖書對應(yīng)的國內(nèi)稿酬與國外版稅合計(jì)進(jìn)行預(yù)提，而不是僅僅預(yù)提國內(nèi)的稿酬。

　　4.為保證稿酬核算與管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)該加快ERP系統(tǒng)中編務(wù)、印務(wù)、財(cái)務(wù)、發(fā)行各個(gè)子系統(tǒng)之間無縫銜接的工作進(jìn)度。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)真正的無縫銜接后，責(zé)任編輯可以隨時(shí)了解圖書的印數(shù)和銷售情況，并據(jù)此開具稿酬或者版稅的結(jié)算通知單。版權(quán)部門向著作權(quán)人定期提供的銷售報(bào)告或者財(cái)務(wù)結(jié)算報(bào)告，也依賴于高度共享的系統(tǒng)信息。這樣版權(quán)部門就可以通過系統(tǒng)設(shè)定，選取某本圖書特定報(bào)告期的來自發(fā)行系統(tǒng)的銷售數(shù)量，以及來自出版部門的印刷數(shù)量，財(cái)務(wù)部門根據(jù)編務(wù)系統(tǒng)顯示的銷售數(shù)量，進(jìn)行版稅的結(jié)算與支付。版權(quán)部門將上述各個(gè)子系統(tǒng)的信息打包處理后，就可以向著作權(quán)人發(fā)出報(bào)告，完成一本圖書的全部履約過程。（李彬）