一、項目簡介

    2013年7月3日，我公司中標海峽出版發(fā)行集團二期“出版ERP管理系統(tǒng)項目”，按照投標方案，負責完成集團下屬8家出版社的ERP系統(tǒng)建設，每家出版社建設一套《出版ERP管理系統(tǒng)》；并通過一期已經(jīng)建設的《數(shù)據(jù)交換中心系統(tǒng)》完成8家出版社ERP系統(tǒng)與集團使用的《用友NC財務系統(tǒng)》的集成，實現(xiàn)出版業(yè)務和財務的一體化建設，另外還為集團教材中心提供一套《教材租型出版ERP管理系統(tǒng)》，為集團管理層提供一套《出版智能決策管理系統(tǒng)（BI）》,將8家出版社的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行抽取與決策分析，實現(xiàn)集團科學的經(jīng)營決策管理。

    按照項目建設進度安排，8家出版社的ERP系統(tǒng)分三期完成建設，福建少年兒童出版社在一期建設范圍內。我公司實施團隊入場后對福建少兒出版社展開了全面的實施工作，由于之前出版社的數(shù)據(jù)均分部門進行管理，因此，數(shù)據(jù)各成一塊，比較分散，沒有一個統(tǒng)一、完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在上ERP的過程中，需要把這些信息孤島關聯(lián)起來，使得各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)形成一個整體，從很大程度上加大了信息化建設的難度。但是在出版社領導及各部門大力配合下，福建少年兒童出版社有限責任公司ERP按進度完成建設，經(jīng)過一段時間的使用，已經(jīng)取得了良好的效果，并順利通過驗收。

    二、實施過程

    2013年7月22日，公司實施團隊進駐，在少兒社ERP實施領導小組的配全下，開始了前期基礎信息整理、采集、調研等工作。調研圍繞社領導、編輯、編務、印制、發(fā)行、財務、物流各部門展開，工作涉及各部門基礎數(shù)據(jù)的完整性、信息化系統(tǒng)的應用程度、現(xiàn)有業(yè)務流程以及各部門對即將使用系統(tǒng)提出的功能需求等。

    截至7月底，實施小組完成了ERP系統(tǒng)關鍵用戶需求調研、業(yè)務需求分析、發(fā)行老系統(tǒng)（發(fā)行專家）數(shù)據(jù)結構分析、歷史數(shù)據(jù)試遷移、ERP上線使用人員安排及流程再造等準備工作，并形成了《福建少年兒童出版社調研報告》、《福建少年兒童出版社實施進度計劃表》、《福建少年兒童出版社發(fā)行試遷移報告》等文件。

    在歷史數(shù)據(jù)試遷移結束后，實施小組成員對發(fā)行業(yè)務涉及人員進行了ERP流程操作培訓（使關鍵用戶理解ERP的設計理念，并大致了解使用方式），培訓結束后，實施小組提供了發(fā)行業(yè)務相關ERP操作卡片，并在少兒社服務器上搭建了ERP練習系統(tǒng)，以便社內人員熟悉使用ERP系統(tǒng)，為正式上線運行打好了基礎。

    經(jīng)過前期的實施準備和數(shù)據(jù)試遷移、調試、驗證等工作，發(fā)行系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)正式遷移工作于8月18日順利完成。

    2013年8月19日發(fā)行部門全體員工、發(fā)行部倉庫全體員工、發(fā)行財務、編務室及印務部門部分人員開始正式運用ERP系統(tǒng)處理日常業(yè)務，出版業(yè)務全流程正式貫通。

    9月中旬，在發(fā)行業(yè)務流程運行穩(wěn)定的前提下，實施小組開始了財務上線的準備工作：整理圖書成本卡片數(shù)據(jù)。經(jīng)過多天的努力終于在2013年10月30日完成了財務產(chǎn)成品成本卡片遷移工作，并順利實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與集團NC財務系統(tǒng)的集成，少兒社ERP生成的業(yè)務憑證向NC財務帳套傳輸成功。

    2013年11月1日，財務模塊正式上線使用。實施小組開始協(xié)助相關人員在ERP中補錄9、10月份財務帳。

    2013年11月28日，財務補錄完成9，10月財務帳，編輯、編務、印務部等全員上線應用，實現(xiàn)了ERP業(yè)務全員全流程運行，至今，ERP系統(tǒng)運行穩(wěn)定，并順利通過驗收。

    三、項目實施成果

    根據(jù)福建少年兒童出版社ERP系統(tǒng)的建設要求，在出版社領導和相關人員的大力配合下，順利完成了福建少年兒童出版社ERP系統(tǒng)的實施工作。

    當前信息化成果如下：

    1.2013年11月，福建少兒出版社ERP系統(tǒng)全面正式上線，編輯、編務、發(fā)行、印務、財務、物流各部門業(yè)務全部線上流轉，并已經(jīng)穩(wěn)定運行至今；

    2.已實現(xiàn)編輯、編務、印務、發(fā)行、財務、物流業(yè)務在ERP系統(tǒng)中運行，數(shù)據(jù)流、信息流、工作流的暢通，徹底解決了原有的局部化信息系統(tǒng)所帶來的“信息孤島”現(xiàn)象；

    3.已解決財務成本信息和業(yè)務系統(tǒng)的關聯(lián)字段不唯一所帶來的結轉不準確等問題；

    4.已實現(xiàn)財務主營結轉、成本差額處理的自動化，及業(yè)務單據(jù)記賬自動制證、時時傳輸，實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)與集團財務NC系統(tǒng)的無縫集成，提高了財務核算與賬務處理的效率；

    5.ERP系統(tǒng)采用項目管理的管控思想，把每一本書都當成一個項目進行管理，對每一個業(yè)務都遵循經(jīng)辦人發(fā)起、領導審批、財務確認的流程化管理，規(guī)范了出版社圖書出版業(yè)務操作流程。

    我們會持續(xù)觀測福建少兒出版社ERP系統(tǒng)的運行，經(jīng)過一段時間的運行后，我們會與出版社共同研究分析，通過流程配置及應用優(yōu)化調整，最大化發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，為少兒社管理提供技術支持。