一、項(xiàng)目背景

    2010年我社開(kāi)始投入建設(shè)“海南出版社信息化管理平臺(tái)”，通過(guò)建設(shè)出版ERP系統(tǒng)、OA行政辦公系統(tǒng)，并與標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了出版業(yè)務(wù)、行政辦公、財(cái)務(wù)管理的全平臺(tái)一體化信息管理平臺(tái)，并將省外各地分子公司的出版業(yè)務(wù)全部納入ERP管理，為我社的管理和發(fā)展提供了非常好的技術(shù)支撐。

    2016年我社結(jié)合自身的管理需求與數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的發(fā)展需要，對(duì)ERP系統(tǒng)提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的深化應(yīng)用需求，經(jīng)過(guò)與云章公司的多次溝通交流，最終決定將當(dāng)前ERP系統(tǒng)升級(jí)至復(fù)合出版ERP系統(tǒng)V5.0版本。

    ERP系統(tǒng)v5.0升級(jí)項(xiàng)目實(shí)施小組本著“高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、高效率”的實(shí)施原則，借此升級(jí)實(shí)施機(jī)會(huì)對(duì)現(xiàn)有流程、表單、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確等重新梳理規(guī)劃，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、流程精簡(jiǎn)、線上線下同步，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后迅速能夠分析并且解決問(wèn)題，形成操作規(guī)范要求。

    本次升級(jí)前期準(zhǔn)備充分，在社領(lǐng)導(dǎo)的支持下，雙方項(xiàng)目小組成員與各部門(mén)的積極配合下，按期完成升級(jí)工作，v5.0系統(tǒng)于2016年7月18日正式上線，經(jīng)過(guò)兩個(gè)月的穩(wěn)定運(yùn)行，正式通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收。

    二、項(xiàng)目總結(jié)

    2016年，從升級(jí)準(zhǔn)備、技術(shù)升級(jí)測(cè)試、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、流程配置與應(yīng)用優(yōu)化、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)升級(jí)上線，歷時(shí)3個(gè)月，其間雙方領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施人員的大力配合，使得管理流程更加清楚明晰、系統(tǒng)運(yùn)用水平得到了極大的提高。系統(tǒng)的成功實(shí)施，主要得益于以下方面：

    1、領(lǐng)導(dǎo)重視與充分溝通

    從2011年開(kāi)始使用出版ERP系統(tǒng)V4.0進(jìn)行全業(yè)務(wù)信息流管理，經(jīng)過(guò)幾年的運(yùn)行，管理流程和系統(tǒng)要求有了較大變化。為適應(yīng)出版社的轉(zhuǎn)型發(fā)展，需要管理系統(tǒng)進(jìn)一步深化，以適應(yīng)新的數(shù)字化發(fā)展管理需求，云章復(fù)合出版ERP系統(tǒng)v5.0版具有傳統(tǒng)出版與數(shù)字出版的融合管理，可以很好的滿足我社新的業(yè)務(wù)需求、管理變化、數(shù)字化發(fā)展等。雙方公司領(lǐng)導(dǎo)都高度重視此次ERP升級(jí)工作，通過(guò)會(huì)議、郵件、電話等諸多方式進(jìn)行了充分溝通，對(duì)參與人員選擇與工作過(guò)程自始至終進(jìn)行了指導(dǎo)，保障了從上至下認(rèn)識(shí)的一致性和執(zhí)行的不折不扣。

    2、周密計(jì)劃與細(xì)致調(diào)研

    雙方公司協(xié)商就系統(tǒng)升級(jí)時(shí)間及節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了周密計(jì)劃與安排，保障了升級(jí)工作順利進(jìn)行。需求調(diào)研是升級(jí)實(shí)施的前提，云章公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)非常重視，派遣熟悉情況的得力人員進(jìn)行多次、分部門(mén)調(diào)研，充分了解業(yè)務(wù)與需求變化，原系統(tǒng)使用過(guò)程中的不便，以及出版社在使用過(guò)程中提出的個(gè)性化需求，做出了詳盡的調(diào)研需求表，并集合工程師進(jìn)行逐條分析處理，形成最優(yōu)的應(yīng)用方案，為下一步的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

    3、嚴(yán)格實(shí)施與及時(shí)反饋

    在正式升級(jí)之前，云章工程師與我社相關(guān)參與部門(mén)一起，就系統(tǒng)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行一一梳理，根據(jù)業(yè)務(wù)變化和實(shí)際情況進(jìn)行了簡(jiǎn)化和調(diào)整，強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵控制與適度授權(quán)，以使流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加通暢；同時(shí)對(duì)原有數(shù)據(jù)流和信息流進(jìn)行清理，修改錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致的信息不當(dāng)，清除冗余信息，合并接入其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)，歸并整理，使整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更加清晰。實(shí)施工程師在完成對(duì)使用人員的分類(lèi)培訓(xùn)后，選擇周末時(shí)間在我社總部及各分子公司同時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)切換，保障了不影響出版社正常使用。順利切換后，并要求各環(huán)節(jié)均進(jìn)行具體操作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和提出使用過(guò)程中問(wèn)題和困難，實(shí)施工程師隨時(shí)溝通解決，并對(duì)部分環(huán)節(jié)使用流程及注意事項(xiàng)專(zhuān)門(mén)制作了提示便簽，方便了具體操作人員的工作。

    4、技術(shù)引領(lǐng)與設(shè)計(jì)超前

    出版ERP系統(tǒng)的更新?lián)Q代，若沒(méi)有采用或接受新技術(shù)，就不能算真正意義上的升級(jí)，只能算是重復(fù)輪回或形式上的變革。云章公司的復(fù)合出版 ERP 管理系統(tǒng)V5.0采用了主流的純 B/S 架構(gòu)設(shè)計(jì)，采用了 ASP.NET 結(jié)合 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)最新技術(shù)，引入了 Mini UI 技術(shù)等，從技術(shù)、理念、功能、操作都為用戶帶來(lái)了絕佳的全新體驗(yàn)。

    本次升級(jí)，提高了我社管理信息化水平，為我社下一步協(xié)同編纂和數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)、數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)行了管理上的準(zhǔn)備。

    海南出版社 文遠(yuǎn)懷