云章科技 鄭曉濤

    為進(jìn)一步強(qiáng)化圖書出版ERP使用管理，推動全環(huán)節(jié)應(yīng)用、全方位提升，充分發(fā)揮ERP功能，促進(jìn)規(guī)范管理，時代出版?zhèn)髅浇M織召開圖書出版ERP系統(tǒng)使用管理交流培訓(xùn)會。

    以下內(nèi)容為ERP培訓(xùn)會發(fā)行管理規(guī)范化的經(jīng)驗分享，云章科技鄭曉濤培訓(xùn)內(nèi)容摘錄。

    1、客戶風(fēng)險的管理：

    發(fā)行日常業(yè)務(wù)中最頭痛的就是客戶風(fēng)險管控，由其是民營書店，經(jīng)常會出現(xiàn)壞賬，現(xiàn)在的審計對客戶的風(fēng)險管控也是有要求的，怎么解決？首先ERP系統(tǒng)里有風(fēng)險管控體系，對于客戶的最大欠款額度及最長欠款時間都有設(shè)定，通過系統(tǒng)實現(xiàn)客戶的風(fēng)險管控，而不需要靠每個業(yè)務(wù)員人工來記憶，系統(tǒng)在開單時自動識別超出風(fēng)險管控的客戶可以直接禁止開單，或者開啟強(qiáng)制審批功能。其次，及時催款也能減少壞賬的發(fā)生，系統(tǒng)可以針對每個經(jīng)銷商設(shè)置賬期，并通過系統(tǒng)的查詢很容易統(tǒng)計出臨近賬期或超出賬期的客戶，便于業(yè)務(wù)員及時催款。當(dāng)然還可以通過“消息提醒”功能，將此類信息直接提示到業(yè)務(wù)員個人系統(tǒng)中。

    2、發(fā)行折扣的管理：

    營銷政策上，客戶折扣管理也是出版社比較重視的，有的社按圖書類別或者單書來設(shè)置折扣，也有按客戶設(shè)置固定折扣，還有按客戶及圖書類別對應(yīng)設(shè)置折扣，甚至個別書對應(yīng)個別客戶設(shè)置單獨折扣，以及啟用上次發(fā)貨折扣，不管是哪種方式，系統(tǒng)都有靈活的折扣策略設(shè)置管理體系來滿足出版社的管理需要。我們還可以設(shè)置折扣浮動范圍，在折扣浮動范圍內(nèi)，業(yè)務(wù)人員可以自由的開展業(yè)務(wù)，超出浮動范圍的可以設(shè)置走審批流程，這樣既給業(yè)務(wù)員充分的靈活性，又有規(guī)范的風(fēng)險管控，提高了發(fā)貨效率，又不至于違反折扣管理政策。

    3、退貨業(yè)務(wù)的管理：

    在我們實際工作，有這樣一個案例，A客戶由于規(guī)模大、實力強(qiáng)，是出版社的大客戶，故A客戶拿到的折扣較低（如50折），而B客戶由于相對規(guī)模較小，在出版社拿到的折扣較高（如60折），于是出現(xiàn)了A客戶以55折對B客戶進(jìn)行發(fā)貨，而退貨時，B客戶以60折退到了出版社，在這次圖書流轉(zhuǎn)中，B客戶和A客戶幾乎什么也沒做，但卻同時賺到出版社5個折扣的利潤，以上的案例并不是個例，我們對數(shù)據(jù)觀察發(fā)現(xiàn)，出版社此類現(xiàn)象并不是少數(shù)情況，根據(jù)客戶自己的估計，因為這個原因有一年累計造成損失幾萬的，也有發(fā)退貨量大的一年累計下來甚至有造成損失幾十萬元的。怎么解決？我們ERP系統(tǒng)對客戶的發(fā)貨數(shù)量及折扣都有跟蹤，在退貨發(fā)生時，可以直接關(guān)聯(lián)出發(fā)貨的數(shù)量及每一次的發(fā)貨折扣，有的時候考慮到客戶關(guān)系，可能不見得每次都能按我們的真實數(shù)據(jù)來退貨，但起碼客戶知道我們出版社管理的精細(xì)，下次會注意或避免類似的事情發(fā)生。

    4、庫存優(yōu)化的管理：

    庫存管理是直接反應(yīng)出版社管理情況的重要一面，庫存包括放在出版社的圖書（暫稱為社存）和放在客戶那里的圖書（在途），庫存不能太大。太大會導(dǎo)致大量資金積壓，對出版社資金周轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接影響，庫存也不能太小，太小了會影響圖書到市場的覆蓋面，客戶要書不能及時滿足時會導(dǎo)致市場丟失。在去年，我們的一個客戶s隨著出書品種增多，庫存方面的管理開始出現(xiàn)問題。管理層很難掌握各種圖書應(yīng)該保持多大的社存和在途才好，社存和在途圖書多了是積壓，而少了更是丟失市場，領(lǐng)導(dǎo)層注意到這個問題后，緊急商定，單獨成立一個部門為生產(chǎn)管理部，生產(chǎn)管理部并不是我們平時說的安排印刷生產(chǎn)的部門，而是一個對生產(chǎn)的庫存管理和監(jiān)督的部門，這個部門主要職能就是監(jiān)督庫存和在途，并為提起加印給領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)決策支持，對社里每一種書的庫存和在途都要求按周期進(jìn)行匯總監(jiān)督，對于庫存接近警界線的圖書及時提起加印，同時觀察社內(nèi)暢銷圖書的流轉(zhuǎn)，如：一本暢銷書，第一次生產(chǎn)印刷為一百萬本，發(fā)貨周期為多長時間（如60天全部發(fā)完），印刷周期多長（如10天印完），庫房剩余空間有多大（如合理安排印廠送書量），這樣在第二次印刷時，生產(chǎn)管理部會提供以上數(shù)據(jù)，并提供社存和在途的比例，回款周期，便于科學(xué)的確定二次印刷的數(shù)量和時機(jī)。這種庫存管理模式在出版行業(yè)算是走在前列的，能一直保持出版社的“身材”，“不致于過胖，也不致于過瘦”，使整體產(chǎn)量、社庫、在途保持一個完美的比例，使資金良性流轉(zhuǎn)。而以上的各種數(shù)據(jù)支持全部出自ERP管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)中還嵌入庫存預(yù)警功能，當(dāng)?shù)陀谙孪藁蚋哂谏舷迺r會及時提醒用戶重點關(guān)注。

    由于出版單位的特殊性，發(fā)行與經(jīng)銷商之間的業(yè)務(wù)場景非常多，以上只是舉了幾個業(yè)務(wù)場景的實例讓用戶更清楚的了解如何通過系統(tǒng)實現(xiàn)管理的規(guī)范化，除此之外，還有發(fā)貨的差錯處理規(guī)范化、對賬和開票及回款的規(guī)范化、生產(chǎn)入庫的實物和空轉(zhuǎn)的規(guī)范化等等，都可以通過ERP系統(tǒng)的配置策略、流程管控、預(yù)警提醒等實現(xiàn)業(yè)務(wù)和管理的規(guī)范化。

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