2019年4月23日下午，北京云章科技有限公司在北京裕龍國(guó)際酒店舉辦了“云章出版ERP財(cái)務(wù)培訓(xùn)及交流研討會(huì)”，由于會(huì)議室場(chǎng)地有限，本次只為報(bào)名前30家出版社的財(cái)務(wù)主任和財(cái)務(wù)人員共計(jì)60人提供了培訓(xùn)。

    本次培訓(xùn)內(nèi)容主要分為稅控專題、成本核算專題、選題成本概算專題、審計(jì)專題、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析專題，通過(guò)這五個(gè)專題將財(cái)務(wù)日常工作中的問(wèn)題和難點(diǎn)進(jìn)行了深入淺出的講解，幫助出版社財(cái)務(wù)更好的通過(guò)ERP系統(tǒng)不斷提升工作效率和財(cái)務(wù)管控。

    本次培訓(xùn)主要內(nèi)容如下：

    一、稅控專題

    1、稅率調(diào)整應(yīng)對(duì)

    2019年4月1日起增值稅稅率由原來(lái)的16%調(diào)整為13%，原10%調(diào)整為9%。為應(yīng)對(duì)稅率調(diào)整云章ERP系統(tǒng)增加了銷(xiāo)項(xiàng)稅的調(diào)整配置功能，增加了紙張采購(gòu)單的稅率批量調(diào)整功能，并在稅率調(diào)整過(guò)程中ERP使用上需要注意的一些事項(xiàng)向大家做了介紹。

    2、稿酬、勞務(wù)合并計(jì)稅策略

    云章ERP系統(tǒng)的稿酬計(jì)稅策略，支持按品種（書(shū)號(hào)、項(xiàng)目）累計(jì)；按月累計(jì)；按次不累計(jì)。勞務(wù)計(jì)稅策略，按月累計(jì)；按次不累計(jì)。在稿酬計(jì)稅策略為按月時(shí)，填寫(xiě)身份證號(hào)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)此身份證號(hào)此前“此前累計(jì)個(gè)稅額”，“此前累計(jì)收入額”，“涉及支付單號(hào)”，待支付顯示“財(cái)務(wù)年”，“財(cái)務(wù)月”，來(lái)選擇同一財(cái)務(wù)年與月才可以按月關(guān)聯(lián)。付款時(shí)彈出對(duì)話框提示當(dāng)前累計(jì)年份與月份。

    3、發(fā)票申請(qǐng)單與稅控接口插件

    云章ERP系統(tǒng)針對(duì)國(guó)家稅務(wù)總局的開(kāi)票明細(xì)要求，設(shè)計(jì)了與稅控系統(tǒng)對(duì)接的專用集成接口插件，可以實(shí)現(xiàn)與航天金稅、百望云稅控系統(tǒng)的紙票和電子票對(duì)接，ERP系統(tǒng)也配合接口增加了紙票和電子票的發(fā)票種類(lèi)，增加了發(fā)票信息管理和上傳功能，實(shí)現(xiàn)了ERP發(fā)票申請(qǐng)時(shí)將開(kāi)票明細(xì)通過(guò)接口直接傳到稅控系統(tǒng)中。

    二、成本核算專題

    云章ERP系統(tǒng)的成本核算體系進(jìn)行了優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)過(guò)程中的成本自動(dòng)歸集，將以前的手工錄入核定單（成本歸集）改為按生產(chǎn)實(shí)際發(fā)生后的自動(dòng)化成生核定單。例：稿酬成本自動(dòng)歸集，通過(guò)系統(tǒng)中的合同管理模塊實(shí)現(xiàn)稿酬費(fèi)用的自動(dòng)歸集，在合同管理中設(shè)計(jì)了稿酬支付約定（階梯稿酬），合同流程完成后，系統(tǒng)根據(jù)合同自動(dòng)成生核定單。

 
    通過(guò)這種自動(dòng)化成本歸集的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)書(shū)一下廠稿酬成本、裝幀設(shè)計(jì)成本、校排成本、印裝成本等自動(dòng)生成核定，減少了手工操作的工作量，也避免了手工操作的不及時(shí)。

    在成本核算時(shí)還有一種難點(diǎn)，圖書(shū)在生產(chǎn)過(guò)程中，因一些原因書(shū)不在出版，而此時(shí)圖書(shū)可能已發(fā)生成本，這些費(fèi)用不能有效結(jié)轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)移到其他項(xiàng)目上，只能作為出版損失進(jìn)行處理。云章ERP系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了“出版損失”模塊來(lái)有效的解決這一問(wèn)題。

    三、選題成本概算專題

    出版社現(xiàn)在對(duì)選題策劃階段對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的成本核算越來(lái)越重視，由于以前各社的核算要求不一樣，為了方便對(duì)比查詢及控制我們研發(fā)了“選題成本概算”模塊，可以對(duì)選題階段的成本概算進(jìn)行模塊化管理和自動(dòng)化計(jì)算，并與選題立項(xiàng)后生產(chǎn)階段應(yīng)計(jì)成本作對(duì)比，方便做成本執(zhí)行的管控。

    四、審計(jì)專題

    企業(yè)內(nèi)控、互控，當(dāng)代審計(jì)理論不僅是傳統(tǒng)審計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表，也關(guān)注內(nèi)部控制，審計(jì)理論已由詳細(xì)審計(jì)進(jìn)化為風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向型審計(jì)。在各家事務(wù)所中，內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)程序已經(jīng)是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)工作中不可或缺的一部分。加強(qiáng)ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制的規(guī)范化是非常有必要的，系統(tǒng)里也隨之不斷強(qiáng)化了內(nèi)部管控的功能。

    1、企業(yè)內(nèi)控、互控

    （1）內(nèi)部欠款管控--客戶欠款、應(yīng)收賬款超出最大允許金額提醒并強(qiáng)制指定人審批。

    （2）內(nèi)部審批流管控--客戶發(fā)貨單承收、調(diào)賬按金額范圍指定不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)審批。

    （3）折扣管控--圖書(shū)折扣<客戶折扣<折扣策略。

    （4）銷(xiāo)售合同管控--客戶信息上傳銷(xiāo)售合同、嚴(yán)格按照銷(xiāo)售合同執(zhí)行最大業(yè)務(wù)應(yīng)收欠款額度、應(yīng)收賬款欠款額度，財(cái)務(wù)開(kāi)票時(shí)顯示并存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)執(zhí)行的合同編號(hào)，方便后期備查；超出最大允許應(yīng)收賬款欠款提醒。

    （5）收入、成本及時(shí)性管控--為了真實(shí)、完整的反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果和財(cái)務(wù)狀況，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)建議出版社做到以下兩點(diǎn)：

    ◆ 及時(shí)歸集成本，系統(tǒng)支持多環(huán)節(jié)自動(dòng)生成費(fèi)用核定，建議入庫(kù)后一定周期內(nèi)(最好是當(dāng)月或者銷(xiāo)售周期以內(nèi))完成成本歸集，完工結(jié)轉(zhuǎn)。成本歸集、完工及時(shí)性避免項(xiàng)目在產(chǎn)品或產(chǎn)成品余額在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)出現(xiàn)負(fù)數(shù)。

    ◆ 空轉(zhuǎn)入庫(kù)、發(fā)貨（印廠直發(fā)）圖書(shū)要按照實(shí)際送貨狀態(tài)及時(shí)確認(rèn)主營(yíng)收入，避免預(yù)收賬款長(zhǎng)期掛賬、在途虛增，不能及時(shí)確認(rèn)收入結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)成本。

    2、審計(jì)對(duì)賬

    （1）堅(jiān)持對(duì)賬：每月養(yǎng)成對(duì)賬習(xí)慣，做到有問(wèn)題早發(fā)現(xiàn)。

    （2）做賬規(guī)則：有余額的科目如果有手動(dòng)業(yè)務(wù)憑證必須與ERP對(duì)接科目區(qū)分；不要在總賬直接修改ERP傳過(guò)去的憑證，有問(wèn)題要從ERP源頭調(diào)整。

    （3）財(cái)產(chǎn)清查：做到賬實(shí)相符，定期盤(pán)點(diǎn)、報(bào)損、計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備；建立往來(lái)對(duì)賬機(jī)制、及時(shí)銷(xiāo)賬、函證、計(jì)提壞賬準(zhǔn)備(信用減值損失)、賬齡分析等。

    3、審計(jì)數(shù)據(jù)

    云章ERP系統(tǒng)為審計(jì)提供的主要數(shù)據(jù)表有：產(chǎn)成品在庫(kù)發(fā)出統(tǒng)計(jì)表、完工入庫(kù)明細(xì)表、應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本余額表、往來(lái)科目賬齡表、銷(xiāo)售收入明細(xì)表-按清單/按圖書(shū)表、客戶應(yīng)收賬款余額賬齡表、客戶欠款情況表、預(yù)收賬款發(fā)生額明細(xì)表、預(yù)收賬款余額賬齡表、發(fā)出（在途）商品賬齡表等為大家做了講解。

    五、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析專題

    2、成本指標(biāo)數(shù)據(jù)分析
 

    3、任務(wù)完成情況分析

    4、數(shù)據(jù)對(duì)比與排行榜

    5、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表

    培訓(xùn)會(huì)由兩名實(shí)施工程師，歷時(shí)2個(gè)多小時(shí)的對(duì)財(cái)務(wù)的五個(gè)專題內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)的培訓(xùn)，對(duì)財(cái)務(wù)工作中的問(wèn)題、難點(diǎn)，以及對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)功能和應(yīng)用技巧都進(jìn)行了關(guān)鍵點(diǎn)的講解。

    我們還邀請(qǐng)了兩個(gè)出版社的財(cái)務(wù)主任為大家做了系統(tǒng)應(yīng)用和工作經(jīng)驗(yàn)的分享：

 北京交通大學(xué)出版社財(cái)務(wù)應(yīng)用心得  財(cái)務(wù)主任 羅靜
 

    （1）全面了解

    要想使用好一款軟件首先要深入了解這款軟件，一定要多點(diǎn)擊多使用多發(fā)現(xiàn)，做到熟練使用軟件，促使它為我們服務(wù)，要及時(shí)和公司技術(shù)人員溝通給軟件公司提建議，使它更適合本社的需要，要不斷的磨合。

    （2）領(lǐng)導(dǎo)重視，全社參與

    要使一款軟件更好的服務(wù)于我們，需要全社人員認(rèn)真參與，云章實(shí)施工程師胡凱曾說(shuō)，我們社之所以使用云章ERP比較好，首先是社領(lǐng)導(dǎo)非常重視。為了云章ERP的順利上線，我們社開(kāi)過(guò)好幾次動(dòng)員大會(huì)，上線后請(qǐng)?jiān)普鹿こ處焷?lái)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，社內(nèi)也在各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行過(guò)多次的需求會(huì)議。其次在于我們的關(guān)鍵崗位的人員專業(yè)素質(zhì)高，例如總編辦的兩位負(fù)責(zé)云章上線的同志都是計(jì)算機(jī)專業(yè)的專業(yè)人員，我們財(cái)務(wù)的人員小盧本科曾是計(jì)算機(jī)專業(yè)，研究生為物流專業(yè)，之后轉(zhuǎn)為財(cái)務(wù)，負(fù)責(zé)年終核算和各種數(shù)據(jù)的調(diào)取和配比。

    （3）數(shù)據(jù)的應(yīng)用

    前一段時(shí)間我們剛經(jīng)過(guò)前任社長(zhǎng)的離任審計(jì)工作，審計(jì)人員提出了各種各樣的數(shù)據(jù)需求，包括賬齡分析、圖書(shū)單品種折扣配比等等，我們都是從云章ERP中直接取數(shù)，也基本滿足了審計(jì)提出的要求，得到了審計(jì)公司的認(rèn)可。

    （4）關(guān)于責(zé)權(quán)

    額外說(shuō)一點(diǎn)，各個(gè)部門(mén)要各盡其責(zé)，責(zé)權(quán)分離，劃分清楚。財(cái)務(wù)人員要學(xué)會(huì)保護(hù)自己，不要什么責(zé)任都攬?jiān)谏砩�。云章這點(diǎn)做的比較好，審批有流程，各個(gè)部門(mén)分頭做好工作，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)匯總及分析數(shù)據(jù)。層層審批，到財(cái)務(wù)記賬流程的時(shí)候數(shù)據(jù)基本上都過(guò)了兩三遍了，期間有專人復(fù)核，減少了差錯(cuò)率。

    最后，羅主任根據(jù)自身負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，向大家分享了ERP系統(tǒng)中個(gè)稅申報(bào)導(dǎo)出數(shù)據(jù)的技巧、常用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表在系統(tǒng)中的使用、出版基金驗(yàn)收所需要的數(shù)據(jù)如何從ERP中查詢和導(dǎo)出等應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)。

中國(guó)婦女出版社圖書(shū)成本歸集分享 財(cái)務(wù)部主任 宋志影
 

    宋主任在中國(guó)婦女出版社對(duì)軟件的選型、實(shí)施全程參與，并經(jīng)過(guò)5年的使用，對(duì)系統(tǒng)非常了解，今天主要是分享他們社在成本歸集方面的一些經(jīng)驗(yàn)和辦法。

    圖書(shū)成本項(xiàng)目設(shè)置，也就是ERP里的成本結(jié)算項(xiàng)，主要分為六大項(xiàng)：稿費(fèi)、制版費(fèi)、紙張材料費(fèi)、印制費(fèi)、裝訂費(fèi)、覆膜費(fèi)。

    圖書(shū)成本結(jié)算項(xiàng)設(shè)置好后進(jìn)行日常成本歸集，以前社里用的是其他公司的ERP軟件，那套軟件的圖書(shū)成本錄入是在財(cái)務(wù)部門(mén)，這樣設(shè)計(jì)的缺點(diǎn)是財(cái)務(wù)人員工作量很大，但優(yōu)點(diǎn)是圖書(shū)成本何時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)是可控的。

    云章ERP系統(tǒng)是我社在2014年上的，記得當(dāng)時(shí)選型的時(shí)候有好幾家軟件公司到社里進(jìn)行演示，最后社里和財(cái)務(wù)部綜合考慮，擇優(yōu)選擇了云章這套ERP系統(tǒng)。因?yàn)椋�適合出版行業(yè)的任何一套系統(tǒng)一定是以財(cái)務(wù)核算為基礎(chǔ)的，而財(cái)務(wù)核算的重中之重就是成本核算，云章ERP和我們以前用的軟件有質(zhì)的區(qū)別，它將圖書(shū)成本錄入前置化，也就是將成本錄入全部放到編輯人員和印務(wù)部門(mén)操作，這種設(shè)計(jì)我最大的使用心得就是減少了財(cái)務(wù)人員的日常工作量，但萬(wàn)事均有利弊，成本結(jié)算錄入前置化財(cái)務(wù)確實(shí)省去了一定的工作量但同時(shí)也遇到一個(gè)難題，就是成本結(jié)轉(zhuǎn)完成時(shí)間會(huì)變得不可控，那么如何讓成本結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)間可控這是在上軟件后我必須要想辦法去解決的問(wèn)題，我們社是季度結(jié)賬，每個(gè)季度要將已經(jīng)入庫(kù)的圖書(shū)成本全部歸集完成，那么怎么讓編輯人員、印務(wù)部、財(cái)務(wù)部三者有效的配合及時(shí)完成圖書(shū)成本閉環(huán)控制，我制定了三個(gè)策略：

    （1）人力：財(cái)務(wù)部一定要設(shè)專人負(fù)責(zé)所有圖書(shū)成本的核定工作（即成本歸集），全程都由這一個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)，由一個(gè)人負(fù)責(zé)所有圖書(shū)成本的核定、審核工作可以提升工作責(zé)任心，提高工作效率。

    （2）時(shí)間：把不可控的時(shí)間變成可控，就要給業(yè)務(wù)部門(mén)提要求，一是要求印務(wù)部要在圖書(shū)入庫(kù)的當(dāng)月向財(cái)務(wù)部提交印裝費(fèi)用結(jié)算單，財(cái)務(wù)部審核后再由印務(wù)部錄入系統(tǒng)。做印務(wù)核定；二是要求編輯人員在圖書(shū)入庫(kù)后三日內(nèi)將稿費(fèi)等編務(wù)費(fèi)用錄入系統(tǒng)，完成編務(wù)核定。

    （3）管控：要求負(fù)責(zé)成本核算的會(huì)計(jì)人員，除日常嚴(yán)格按成本工價(jià)審核成本外，要在每季度最后一個(gè)月的月初將未結(jié)轉(zhuǎn)的圖書(shū)（在產(chǎn)品）的成本表打印出來(lái)（ERP系統(tǒng)里有《在產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)表》），報(bào)表打印后要進(jìn)行逐項(xiàng)成本費(fèi)用核對(duì)，成本歸集齊全的圖書(shū)就可以做核定完成了。

    在圖書(shū)成本的歸集過(guò)程中我認(rèn)為有兩個(gè)監(jiān)控點(diǎn)是需要注意的，一是成本是否按工價(jià)結(jié)算，這個(gè)點(diǎn)一定是要在印務(wù)部將成本結(jié)算單錄入系統(tǒng)前由會(huì)計(jì)人員根據(jù)圖書(shū)工價(jià)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后再交印務(wù)部錄入系統(tǒng)，這樣先審核后錄入可以有效避免軟件操作時(shí)的反復(fù)修改，提高工作效率的同時(shí)可以減少差錯(cuò)率。二是結(jié)轉(zhuǎn)完工時(shí)怎么保證不會(huì)缺失編務(wù)費(fèi)用，因?yàn)楹芏嗌绲木庉嬋藛T是不坐班的，在圖書(shū)完工要結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少了一塊編務(wù)費(fèi)用，著急但又找不到人，這種情況我們?cè)谲浖��?shí)施初期是遭遇過(guò)的，那么怎么避免這個(gè)問(wèn)題，我就要求會(huì)計(jì)人員在見(jiàn)到印裝費(fèi)結(jié)算單時(shí)一定要看這本書(shū)的編務(wù)費(fèi)用是否已經(jīng)錄入系統(tǒng)，如果發(fā)現(xiàn)遺漏要及時(shí)催促，而不是等到結(jié)轉(zhuǎn)完工時(shí)再去看有沒(méi)有編務(wù)費(fèi)用，那樣就會(huì)延誤，會(huì)非常被動(dòng)。

    現(xiàn)在圖書(shū)的市場(chǎng)銷(xiāo)售回款周期基本上地面店是在6-10個(gè)月，網(wǎng)店是在3-6個(gè)月，而圖書(shū)的印刷周期基本都是在1-2個(gè)月內(nèi)就可以完成，從2014年上了云章ERP系統(tǒng)以后，我們按這個(gè)步驟和這套方法，基本上是可以保證當(dāng)季所有入庫(kù)、且開(kāi)發(fā)票的圖書(shū)成本都能歸集齊，都可以進(jìn)行完工結(jié)轉(zhuǎn)。極個(gè)別情況不能結(jié)轉(zhuǎn)的我們可以按上一年的圖書(shū)成本率進(jìn)行預(yù)估，這個(gè)云章ERP系統(tǒng)是支持的，預(yù)估的成本在圖書(shū)全部核定完成后，下次結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)系統(tǒng)成本核算里的“差額處理單”會(huì)自動(dòng)多沖少補(bǔ)。

    最后我想總結(jié)一下云章ERP系統(tǒng)對(duì)于成本核算的優(yōu)勢(shì)，五年的實(shí)際應(yīng)用我最大的感觸就是這套系統(tǒng)確實(shí)減少了財(cái)務(wù)人員的成本錄入時(shí)間，把財(cái)務(wù)人員機(jī)械性的錄入操作變成了財(cái)務(wù)管控，提高了財(cái)務(wù)人員的成本審核、成本歸集和日常工作的財(cái)務(wù)管理能力，同時(shí)也增加了出版社的內(nèi)控監(jiān)督流程，區(qū)別于以往財(cái)務(wù)一個(gè)部門(mén)完成成本歸集改為由多個(gè)部門(mén)協(xié)同完成，這樣多次、多道審核，降低了差錯(cuò)率，也達(dá)到了圖書(shū)成本層層把關(guān)、層層監(jiān)控的目的。要知道在目前出版行業(yè)紙媒銷(xiāo)量下滑，競(jìng)爭(zhēng)壓力大，現(xiàn)金為王的市場(chǎng)環(huán)境下，通過(guò)財(cái)務(wù)有效管控將圖書(shū)成本率降低一個(gè)百分點(diǎn)都是對(duì)出版社現(xiàn)金流量的巨大貢獻(xiàn)。